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Sommet du Rugby Africain 2019

Sommet du Rugby Africain 2019

 

 

DOCUMENTS 

Constitution 2016 Formulaire d’Inscription Bulletin de Candidature Formulaire de Procuration Constitution révisée AGE Propositions d’amendements

 

Attention: Toutes les fédérations membres et affiliées de Rugby Afrique

Réf.: Avis de convocation à la 13ème assemblée générale de Rugby Afrique

Chères fédérations,

Rugby Afrique est ravi de vous inviter à assister à sa 13ème assemblée générale.

Date: 2 mars 2019

Lieu: Marrakech, Maroc

Etablissement : Hotel Adam Park Marrakech

 

L’assemblée générale sera précédée d’une assemblée générale extraordinaire. L’ordre du jour et les propositions pour la réunion extraordinaire seront distribués au plus tard six semaines avant la réunion.

L’ordre du jour et tous les autres documents relatifs à l’Assemblée générale, tels que les rapports d’activité et les états financiers, seront distribués aussi tôt que possible.

 

Elections du Comité Exécutif de Rugby Afrique :

  • Les formulaires de nomination pour les élections du prochain comité exécutif de Rugby Afrique sont joints. Les formulaires de candidature doivent être envoyés à Coralie.vandenberg@rugbyafrique.com & maelys.thompson@rugbyafrique.com et sont recevables jusqu’au 15 février 2019.
  • Les votes par procuration seront autorisés dans des circonstances exceptionnelles et sous réserve des conditions suivantes :
  1. Les procurations doivent être nominées par écrit cinq (5) jours au moins avant la Session de réunion, c’est-à-dire le 25 février 2019 au plus tard et doivent être envoyées à Coralie.vandenberg@rugbyafrique.com & maelys.thompson@rugbyafrique.com .
  2. Une procuration ne peut s’exercer qu’une seule fois : si une Fédération n’est pas en mesure d’assister à deux sessions de réunion consécutivement, la procuration ne peut être exercée lors de la seconde session de réunion ou lors de toute session de réunion ultérieure. La procuration pourra s’exercer à nouveau une fois que la Fédération aura assisté en personne à une session de réunion au moins.
  3. Une procuration ne peut être détenue que par des Membres Ordinaires et chaque Membre Ordinaire ne peut détenir qu’une procuration à l’une quelconque session de réunion.

 

Inscription :

Veuillez noter ci-dessous la politique de voyage et d’hébergement ainsi que le programme du Sommet du rugby africain qui se conclura par l’Assemblée générale.

Veuillez renvoyer votre formulaire d’inscription avant le 1er décembre 2018 à maelys.thompson@rugbyafrique.com et Coralie.vandenberg@rugbyafrique.com

 

  • Politique de voyage et d’hébergement:

Rugby Afrique prend en charge les vols aller-retour en classe économique et l’hébergement en pension complète pour un délégué par fédération membre de Rugby Afrique qui s’est acquittée de toutes ses dettes. Ce délégué doit être le représentant de la fédération avec droit de vote.

Rugby Afrique verse une subvention de voyage et  prend en charge l’hébergement en pension complète pour un délégué par fédération affiliée à Rugby Afrique qui s’est acquittée de toutes ses dettes.

Un deuxième délégué par fédération peut participer sans droit de vote mais doit prendre en charge son vol et son hébergement, repas compris.

Notez s’il vous plaît :

  • Les billets aller-retour en classe économique seront réservés à partir de l’aéroport principal de départ dans le pays de résidence du délégué à destination de Marrakech ou Casablanca, au Maroc, en fonction des itinéraires existants, de la disponibilité et du prix. Un transfert entre Casablanca et Marrakech sera offert gratuitement aux principaux délégués des fédérations.
  • Ce n’est que lorsque toutes les dettes en suspens auront été réglées par la fédération que Rugby Afrique réservera le vol pour le délégué principal ou paiera la subvention de voyage, dans le cas des fédérations affiliées.
  • Après le 1er février 2019, Rugby Afrique ne réservera plus de vols, mais versera une subvention de voyage égale à celle indiquée dans le devis de décembre et la fédération devra acheter son propre billet d’avion.
  • Après le 1er février 2019, Rugby Afrique ne garantit pas la disponibilité de l’hôtel choisi pour organiser l’événement (hôtel à confirmer) et la fédération pourrait être amenée à rechercher un autre hébergement et des moyens de transport locaux à Marrakech.
  • Rugby Afrique et la fédération royale marocaine de rugby aideront les délégués à demander leur visas s’il n’y a pas d’ambassade du Maroc dans le pays d’origine du délégué de la fédération.
  • Après le 1er février 2019, Rugby Afrique et la fédération royale marocaine de rugby ne peuvent pas garantir que les demandes de visa seront traitées à temps pour l’événement.
  • Rugby Afrique et la fédération royale marocaine de rugby ne peuvent en aucun cas être tenus responsables du résultat du processus de demande de visa en cas de refus de visa.
  • Tous les coûts liés à la demande de visa doivent être supportés par les fédérations.

 

Programme du sommet du rugby africain :

27 février 2019: Arrivée des principaux délégués des fédérations à Marrakech.

28 février et 1er mars 2019: Ateliers (1 délégué par fédération) autour de différents thèmes animés par World Rugby et Rugby Afrique. Le programme complet sera diffusé au début de 2019.

1er mars 2019: Arrivée des deuxièmes délégués des fédérations, le cas échéant

1er mars 2019: Cocktail d’ouverture

2 mars 2019: Assemblée Générale Extraordinaire et Assemblée Générale Ordinaire

2 mars 2019: Soirée de gala

3 mars 2019: Départ

 

Dates clés à retenir :

1er décembre 2018: Envoi des formulaires d’inscription à Rugby Afrique

18 janvier 2019: L’objet de l’assemblée générale extraordinaire doit être distribué aux fédérations

1er février 2019: Tous les frais et dettes restant à payer à Rugby Afrique doivent être réglés

15 février 2019: Tous les formulaires de candidature pour les élections du comité exécutif de Rugby Afrique doivent être reçus par Rugby Afrique

25 février 2019: Tous les formulaires de procuration doivent être reçus par Rugby Afrique

 

Nous vous remercions de votre aimable collaboration et de respecter les dates clés stipulées afin de faciliter l’organisation rapide et efficace de l’événement et nous réjouissons de votre visite à Marrakech.